Πρόκειται για την συγκέντρωση των βασικών στοιχείων του κάθε κτιρίου είτε αυτό ανήκει σε Έλληνες είτε σε ξένους υπηκόους είτε είναι παλιό είτε νέο με σκοπό την ορθή εκτέλεση και κατασκευή τους, την ασφάλεια και συντήρηση αυτών (καταγραφή δομικών χαρακτηριστικών και πως διατηρούνται/αλλοιώνονται με το χρόνο, ενισχύσεις κτιρίων, εγκαταστάσεις που εγκυμονούν κινδύνους για την ασφάλεια & υγεία των κατοίκων/εργαζομένων), καθώς και την καταπολέμηση των πολεοδομικών αυθαιρεσιών και των υπερβάσεων δόμησης.
Ο φάκελος τηρείται από τους αρμοδίους μηχανικούς και φυλάσσεται από τον εκτελούντα το έργο και τους αρμόδιους μηχανικούς. Αντίγραφο του φακέλου φυλάσσεται σε ειδικό χώρο εντός του κτιρίου. Με απόφαση του Υπουργού Περιβάλλοντος Ενέργειας και Κλιματικής αλλαγής καθορίζεται ο τρόπος τήρησης και κωδικοποίησης των απαραίτητων στοιχείων και κάθε σχετική λεπτομέρεια.